Wer mit drei bis zehn Leuten das erste Büro bezieht, kauft die Laptops meist unter Zeitdruck und klärt die Software nebenbei. Diese Nebensache begleitet das Unternehmen danach über Jahre, vom ersten Onboarding bis zum Austausch des ersten Geräts. Betriebssystem, Office-Paket und die Frage, wem welche Lizenz gehört, lassen sich in wenigen Tagen sauber aufsetzen, später kostet dieselbe Ordnung ein Vielfaches an Zeit. Typische Folgen der Eile sind Office-Ausgaben, die nur für den Privatgebrauch gedacht sind, Wiederherstellungsschlüssel in privaten Konten und Abos, die nach dem Ausscheiden einer Person einfach weiterlaufen.
Im Coworking Space verlassen die Geräte jeden Abend das Büro
Für Teams bis etwa fünf Personen gilt Coworking als pragmatische und kalkulierbare Lösung, rechnerisch unattraktiv wird es nach einer Einschätzung zur Bürostrategie für wachsende Startups erst ab acht bis zwölf Mitarbeitenden. Bis dahin teilen sich Gründerteams Netz und Besprechungsräume mit Fremden, und die Laptops wandern abends in den Rucksack.
Für die Software folgt daraus, dass jedes Gerät auch außerhalb der eigenen Räume geschützt sein muss. Geht ein Notebook mit Kundendaten verloren, kann aus dem Hardwareschaden ein Datenschutzvorfall werden.
Firmenrechner brauchen Windows 11 Pro
Windows 11 Home genügt für den privaten Rechner, im Unternehmen fehlen ihm wichtige Werkzeuge. Pro bringt die vollständige BitLocker-Verschlüsselung samt USB-Sticks mit, außerdem Gruppenrichtlinien, Remotedesktop als Zielrechner und die Anbindung an Entra ID oder eine Domäne. Für ein Team ohne eigene IT ist der Entra-Beitritt besonders praktisch, weil sich Konten zentral anlegen und beim Ausscheiden einer Person sperren lassen.
Das gewichtigste Argument liefert die Datenschutz-Grundverordnung. Hat der Verlust eines Laptops voraussichtlich ein hohes Risiko für die Rechte und Freiheiten der Betroffenen zur Folge, verlangt Art. 34 DSGVO, sie zu benachrichtigen. Nach Absatz 3 entfällt diese Pflicht, wenn die Daten für Unbefugte unzugänglich gemacht wurden, etwa durch Verschlüsselung. Ob die Aufsichtsbehörde informiert werden muss, ist davon getrennt zu prüfen.
Der Wiederherstellungsschlüssel gehört ins Firmenkonto
Heikel wird es, wenn ein Firmenlaptop über den Weg für die private Nutzung eingerichtet wird. Windows verlangt dort ein Microsoft-Konto, und ohne Firmenverzeichnis sichert die Geräteverschlüsselung ihren Wiederherstellungsschlüssel genau in diesem Konto. Richtet eine Mitarbeiterin das Gerät mit ihrer privaten Adresse ein, liegt der Schlüssel zum Firmenrechner also bei ihr.
Mit Pro lässt sich der Laptop gleich bei der Ersteinrichtung an ein Arbeitskonto binden. Der Schlüssel kann dann in Entra ID oder im Active Directory des Unternehmens gesichert werden. Das erste Konto auf jedem Rechner sollte deshalb der Firma gehören.
Bei Office entscheidet die Arbeitsweise zwischen Kauf und Abo
Office 2024 wird einmal bezahlt, und Microsoft versorgt die Version bis Oktober 2029 mit Updates. Für den nicht kommerziellen Gebrauch bestimmt, ohne Outlook und für einen einzelnen PC gedacht, so beschreibt IT-Nerd24 die günstigere Home-Ausgabe. Ins Büro gehört deshalb Home & Business, das Outlook enthält und laut Produktangaben ebenfalls einen PC abdeckt. Das gilt auch für private Laptops, auf denen in der Anfangszeit Firmenarbeit erledigt wird.
Microsoft 365 Business rechnet dagegen je Person ab. Business Standard verbindet die Desktop-Programme mit einem geschäftlichen Postfach und Cloudspeicher, Business Premium ergänzt Gerätemanagement und erweiterte Sicherheitsfunktionen. Das Abo passt, wenn Mitarbeitende auf mehreren Geräten arbeiten oder häufig wechseln, die Kauflizenz passt zu festen Plätzen, an denen jahrelang dieselben Programme laufen.
Erst über drei Jahre werden Kauf und Abo vergleichbar
Für die Planung empfiehlt sich ein Zeitraum von drei Jahren, weil sich laufende Abos erst über mehrere Jahre sinnvoll mit einem Einmalkauf vergleichen lassen. Die Rechnung setzt sich aus wenigen Blöcken zusammen:
- Windows 11 Pro einmal je Rechner, sofern das Gerät nicht bereits mit Pro geliefert wird
- Office als Kauflizenz einmal je PC oder als Abo je Person und Monat, mal 36
- E-Mail-Postfächer und Cloudspeicher, falls sie nicht im Abo stecken
- ein vorbereitetes Ersatzgerät für den Ausfall eines Laptops
- der Ersatz von Altgeräten, auf denen noch Windows 10 läuft, dessen regulärer Support im Oktober 2025 geendet hat
- Stunden für Einrichtung und Pflege, auch wenn ein Dienstleister sie übernimmt
Am einfachsten zu beziffern ist das Betriebssystem, weil es je Rechner nur einmal anfällt.
Kauflizenzen lassen sich im Anschaffungsjahr voll absetzen
Für die Steuer macht die Wahl zwischen Kauf und Abo weniger aus, als viele Gründer annehmen. Nach einem Schreiben des Bundesfinanzministeriums vom 22. Februar 2022 dürfen Unternehmen für Computerhardware sowie für Betriebs- und Anwendersoftware eine Nutzungsdauer von einem Jahr ansetzen, und die Finanzverwaltung beanstandet nicht, wenn die Abschreibung schon im Jahr der Anschaffung in voller Höhe erfolgt. Laptop, Windows-Lizenz und Office-Kauflizenz mindern den Gewinn damit meist im Jahr des Kaufs, Abogebühren verteilen sich über die Laufzeit. In das Bestandsverzeichnis gehören die Geräte und Lizenzen trotzdem.
Laufende Abos verdienen einen festen Prüftermin. In einer Tabelle zu den ersten finanziellen Entscheidungen nach der Gründung stehen Software-Abos als mittleres Kostenrisiko, empfohlen wird dort ein monatliches Audit, nach dem ungenutzte Lizenzen sofort gekündigt werden.
Ab dem dritten Rechner gehören Regeln aufs Papier
Regeln legen fest, wer Software installiert, wer Administratorrechte erhält und was mit Konten, Lizenzen und Geräten geschieht, wenn jemand das Unternehmen verlässt. Die IHK-Organisation stellt auf ihrer Seite zur Daten- und Informationssicherheit Checklisten bereit, unter anderem für Nutzungsrichtlinien der Beschäftigten und für eine Risikoanalyse.
In die Unterlagen gehören je Gerät die Edition, der Ablageort von Lizenz- und Wiederherstellungsschlüssel sowie die Rechnung, die bei Garantiefragen als Nachweis dient. Verlässt jemand das Team, zeigt die Übersicht sofort, welches Gerät zurückkommt und welche Abos gekündigt oder neu zugewiesen werden müssen. Für den Ernstfall bietet die IHK-Seite außerdem eine IT-Notfallkarte mit den wichtigsten Verhaltensregeln an.
Was im ersten Büro von Anfang an feststehen sollte
Ein kleines Team kommt mit wenigen, früh getroffenen Festlegungen aus. Alle Firmenrechner laufen mit Windows 11 Pro und werden mit Firmenkonten eingerichtet, damit Verschlüsselung und Schlüssel beim Unternehmen bleiben. Office wird für feste Plätze gekauft und für wechselnde Arbeitsweisen abonniert. Kauflizenzen wirken steuerlich schon im Anschaffungsjahr, Abos gehören regelmäßig auf den Prüfstand. Eine Kostenrechnung über drei Jahre und schriftliche Regeln halten die Ausstattung auch dann beherrschbar, wenn das Team ins eigene Büro umzieht.